Moin,
klar, ist das für das Orga-Team oder den Organisierer ein riesen Job, aber es funktioniert.
Ich war immer beim Kia-Treffen Nähe Chemnitz dabei und da hat alles super funktioniert:
Eine Brauerei stellte das Gelände zur Verfügung (mit "Zeltplatz") und incl. sanitäre Anlagen und Kantine, wir mussten halt deren Bier trinken/kaufen.
Dann waren noch 2 Autohäuser beteiligt, diese stifteten Sachpreise/Pokale (schönster Kia, weiteste Anreise, Damenpokal, usw.). Dafür durften sie auf dem Gelände ihre Kias präsentieren.
Aussrdem noch versch. Autozubehör-Anbieter/-Lieferanten, Tuning-Firmen, usw.
Da die Verpflegungs-Versorgung fürs Board-Team zu aufwändig wurde, hat das ein ortsansässiger Verein übernommen, damit allerdings kein Verdienst für den Veranstalter.
Es gab versch. Spiele und Events, z.B. mit einem Bobby-Car durch einen abgesteckten Parcours zu fahren (was natürlich am Ende des Tages nicht mehr so einfach war - Glückauf-Bier
).
Und den obligatorischen Nudelholz-Weitwurf - jedesmal ne riesen Gaudi.
Und natürlich Samstag-Abend mit Lagefeuer (einmal sogar mit Feuerwerk).
So, das war mal ein Ausschnitt, was mach-/denkbar wäre.
Damit der Aufwand nicht zu groß wird, empfehle ich Ähnliches. Eine Brauerei, Autohaus oder andere Firma, die Gelände und Räumlichkeiten zur Verfügung stellen könnte. Ein Verein, der evtl., zu normalen Preisen die Verpflegung übernimmt. Denn, wenn jeder für sich bruzzelt, "verreisst" das die Veranstaltung und das Treffen ist ja dafür gedacht, sich kennen zulernen.
Der Rest ist nicht mit (grossen) Kosten verbunden.
Ausserdem würde ich bei verbindlicher Anmeldung, eine Anmelde-Gebühr erheben (ca. 10,-). Es melden sich zig Teilnehmer an und später machen sie dann den Rückzieher (keine Zeit/Lust, schlechtes Wetter, usw.), somit sitzt dann das Orga-Team auf evtl. Kosten, oder zuviel gekauftem Bier/Wurst/Fleisch.
Es sollten auch genügen (preiswerte) Privat-Unterkünfte in der Nähe sein, denn viele wollen nicht zelten, bzw. Nachts ihre Ruhe haben. Beim Kia-Treffen waren die näheren Möglichkeiten schnell ausgebucht, so dass wir sogar bis fast zum Sachsenring mit Übernachtungs-Plätzen buchen mussten.
Wenn sich für die Mitte Deutschlands kein Organisator findet, muss ein anderer Ort gesucht werden. Ich bin auch immer 420km nach Chemnitz gefahren, ein Teilnehmer kam sogar immer aus Dänemark.
Es besteht ja auch die Möglichkeit, sich mit anderen Veranstaltern zusammen zu tun (wie z.B.
viewtopic.php?f=57&t=17037&p=256267#p256267) - dann ist es aber kein reines Board-Treffen mehr.
Gruss Uli